O modelo de gestão do Portfólio de Projetos

O Modelo de Gestão do Portfólio de Projetos representa um passo à frente na evolução e amadurecimento dos processos de proposição e gestão de portfólio de projetos. De forma explícita, o modelo constitui-se em um conjunto de atividades e ferramentas orientadas à escolha de um conjunto de projetos a serem executadas dentro de um determinado Plano Estratégico.

por Júlio Filgueira

Publicado 27/04/2018 15:37

Ao definir quais são os projetos que deverão ser executados para que possamos atingir os resultados esperados devemos tratar de reunir um conjunto de informações relativas à sua execução. Sem isso, é improvável que as equipes de trabalho consigam manter o alinhamento necessário em torno dos objetivos planejados.

Planejar é apenas o primeiro passo. O maior desafio é agir de forma planejada. Essa é a chave em torno da qual devemos mobilizar nossos esforços. O objetivo principal de um projeto é atingir as metas e os objetivos propostos, dentro dos limites financeiros estabelecidos, no prazo acordado, com a qualidade desejada, respeitando as regras e condutas que configuram determinada organização.

Os projetos, que reunidos conformam o Portfólio de Projetos do Plano Estratégico, se constituem como a principal unidade de gerenciamento do Plano. E, para isso, precisa ser bem compreendido e assimilado por todos que terão algum papel, seja no planejamento, na execução, no monitoramento e na avaliação das ações. Em linhas gerais, cada projeto deve considerar, ao menos, seis dimensões:

a) Entendimento do Problema – o centro do planejamento são os problemas, as ameaças e as oportunidades. Aquilo que em cada nível organizacional ficar fora da seleção de problemas deve ser objeto de programação. O planejamento é seletivo. A programação é compreensiva da totalidade. O enfrentamento das ameaças e das oportunidades é uma ação proativa. O enfrentamento dos problemas é reativo;

b) Levantamento Situacional – normalmente estruturada a partir de uma matriz (SWOT ), que reúne no ambiente interno os Pontos Fortes, Pontos Fracos e, no ambiente externo, as Oportunidades e Ameaças;

c) Escopo – reúne as atividades realizar para garantir as entregas e os produtos previstos, sempre na direção de um conjunto de metas declaradas e dos resultados esperados;

d) Tempo – indica em que prazo realizar cada atividade e estabelece um sentido lógico de encadeamento entre as atividades do projeto;

e) Recursos – compatibiliza o custo do projeto com a realidade orçamentária, bem como dispões dos demais recursos necessários à execução do projeto, como os recursos humanos, materiais, cognitivos, etc.

f) Indicadores – reúne um conjunto de medidas feitas ao longo de um tempo que indicam uma tendência a qual pode ser interpreta e confrontada com uma meta ou valores de referência pré-definidos.

TERMO DE ABERTURA DOS PROJETOS – organizar o processo de trabalho, otimizar o uso dos recursos disponíveis e estruturar o cronograma.

O primeiro passo foi estimular e captar o maior conjunto de ideias de projetos que resultou na definição do portfólio, em um ambiente criativo que procurou estimular a análise crítica e o surgimento de ideias para enfrentamento dos desafios. Em sequência, as ideias de projetos devem ser formalizadas em um documento capaz de entender o problema, descrever a realidade na qual esteja inserido, estruturar o escopo, a qualidade, o pessoal, o tempo e o custo previstos para a iniciativa.

O termo de abertura do projeto (TAP) é a “certidão de nascimento do projeto” que deverá trazer as informações mínimas para análise e seleção dos projetos. O trabalho de elaboração do TAP deverá ser feito pelo responsável pela iniciativa em colaboração com as equipes envolvidas.

1. Título do Projeto – o título do projeto ou nome capaz de identificá-lo. Pode ser lançado o “nome fantasia” sempre que houver;
2. Líder do Projeto – o nome do líder do projeto. A quem caberá a coordenação geral;
3. Unidade Responsável – a unidade responsável pelo projeto. Deve ser identificada a unidade que terá responsabilidade central pelo gerenciamento do projeto;
4. Unidades de Apoio / Parcerias – a(s) unidade(s) de apoio ao planejamento, execução e gerenciamento do projeto e eventuais organizações parceiras identificadas;
5. Período Total do Projeto – o período de execução do projeto, a início previsto (IP) e de término previsto (TP) do projeto;
6. Valor Total do Projeto – o orçamento previsto para o projeto;
7. Contribuição para o Planejamento Estratégico – é o grau de incidência sobre os Resultados Esperados do Plano Estratégico. Deve ser indicado em quais RESULTADOS ESPERADOS o projeto incide e, considerado o grau de relevância dessa incidência (por ordem de importância);
8. Público-alvo – qual o público-alvo do projeto. Quem são os beneficiários diretos e indiretos;
9. Objetivos do Projeto – o objetivo geral do projeto e os Objetivos Específicos (resultados esperados ao final) do projeto. A indicação desses objetivos será base para a formulação das Metas e respectivos indicadores;
10. Matriz GUT – Gravidade, Urgência e Tendência – ferramenta utilizada para priorizar os problemas que devem ser destacados pela gestão, bem como para analisar as prioridades das atividades que deverão ser desenvolvidas. Chama-se Matriz GUT para resumir as palavras Gravidade, Urgência e Tendência;
11. Riscos e Ameaças – um risco é um evento incerto ou condicionado que, se acontecer, pode impactar negativamente ou positivamente os objetivos do projeto (ações e resultados). A valoração do risco do projeto é dada identificação do Impacto e da Probabilidade. Riscos de Alto Impacto e Alta Probabilidade exigem a formulação de Planos de Contingência, os demais requerem monitoramento regular.

Podem haver modelos de termos de abertura mais ou menos complexos. O importante é conceber o TAP como um documento que sistematiza, coletiviza as informações e alinha as partes interessadas.

Estrutura Analítica do Projeto – EAP

Uma boa forma de descrever o escopo de um projeto é organizando a chamada Estrutura Analítica do Projeto – EAP, que nada mais é que subdividir as entregas e o trabalho do projeto em componentes menores e gerenciáveis. A EAP é uma decomposição hierárquica do trabalho que deve ser executado para que o projeto seja encerrado conforme o planejado. A EAP representa o trabalho que deverá ser realizado (o conjunto de atividades) pelo projeto e ela é a base do cronograma, que, por sua vez, é o trabalho disposto no tempo.

A EAP pode ser criada de diversas maneiras, desde que organize o processo de trabalho e os pacotes de entregas e/ou produtos, também chamados de marcos críticos do projeto. No âmbito do Sistema de Ação Planejada – SAP propomos que o primeiro nível de decomposição sejam as etapas. As etapas podem ser definidas a partir de pacotes de trabalho, ou seja, recortes no escopo ou a partir da identificação de fases da vida de um projeto, encadeadas entre si e dispostas no cronograma. Não há uma regra, a escolha deve considerar o mais adequado para o processo de monitoramento e isso pode variar de projeto a projeto.

Definidas as etapas, passamos ao segundo nível de decomposição, as ações. Assim, cada etapa é composta de um conjunto de ações. No terceiro nível, os marcos críticos, que consolidam entregas ou produtos do projeto. É um nível da maior importância porque asseguram dimensão prática ao projeto. A descrição dos marcos críticos nos obrigada a definir o que de fato esperamos produzir com aquele projeto.

Podemos seguir adiante na decomposição, neste caso, com a indicação das tarefas que formarão o quarto nível. Fica claro que ao avançar para sucessivos níveis de decomposição temos sempre a incorporação de variáveis de recursos e tempo associadas. Um nível superior sempre reunirá a somatórias dessas variáveis para que possamos permanentemente enxergar todo o projeto.

O mais importante não é a nomenclatura que assumimos para cada um desses níveis de decomposição e sim, a assimilação do conceito proposto de que o projeto precisa ser subdivididos em unidades de trabalho gerenciáveis, sempre com indicação de recursos e dispostos no tempo.

Preparando as ferramentas

Com a elaboração do TAP e a definição da EAP (Etapas, Ações e Marcos Críticos) temos os elementos centrais para a fase de elaboração do Plano Estratégico e a transição para a fase de Execução (realizar o trabalho), Monitoramento (acompanhamento do desempenho) e Avaliação (balanço das metas e dos requisitos).

Há elementos complementares, mas não menos importantes, como a Matriz de Responsabilidades, a Matriz de Comunicação, o Quadro de Metas e o Painel de Indicadores, que serão tratados mais adiante.

Observação: Este é o quinto texto de uma série de artigos que serão publicados semanalmente e que tem procurado oferecer elementos ao debate do Sistema de Ação Planejada do PCdoB. Caso queira, poderá acessar os temas anteriores:

1 _ A ação planejada a serviço da luta política e da estruturação partidária
2 _ Pra começo de conversa
3 _ A construção do Mapa Estratégico da atuação do PCdoB
4 _ Segundo passo do processo de Planejamento Estratégico
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¹O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, e é um acrónimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats)

As opiniões expostas neste artigo não refletem necessariamente a opinião do Portal Vermelho